Persiapan Awal Sebelum Aplikasi : Mencuri Start (30 Januari 2016)

Sebenarnya pengalaman ini bukan kali pertama saya mendaftar program monbukagakusho. Dulu selepas lulus SMA dan mendapat ijazah + SKHUN, saya pernah mencoba mendaftar beasiswa monbukagakusho untuk program undergraduate yang S1 karena memang rata rata nilai UN saya waktu itu memenuhi syarat minimal pendaftaran. Namun, pada saat itu saya tidak lolos seleksi berkas. Sekian tahun kemudian saya ketahui bahwa berkas memang sengaja dikirim terlambat oleh ibu saya, supaya saya kuliah di Jogja saja. Mungkin saat itu saya masih terlalu bocah dan manja untuk kuliah di luar negri hahaha. Namun, untuk program research students ini, alhamdulillah keluarga mendukung. 

Persiapan Mental : Amat Victoria Curam

Saya memulai persiapan dengan menata mental saya untuk berani bersaing. Saya, yang dalam beberapa kesempatan sering merasa minder, kadang berpikir “saya tidak mampu bersaing dengan mereka yang lebih pintar daripada saya”. Tiap tahun beasiswa ini hanya menyaring sekitar 30 awardee dari ribuan pelamar, mungkin dengan perbadingan sekitar 1:50 sampai 1:100. Saya merasa bukan mahasiswa universitas yang secara reputasi dan ranking berada di 5 besar Indonesia. Saya merasa tidak memiliki keunggulan untuk bersaing. 

Sampai pada suatu ketika, saya menonton film berjudul “The Mechanic” yang diperankan oleh Jason Statham. Film tersebut menceritakan tentang dilemma sang protagonis, yang merupakan pembunuh bayaran, ketika mendapatkan tugas untuk membunuh mentornya sendiri. Dalam menjalankan tugasnya, sang protagonist menggunakan pistol yang bertuliskan “Amat Victoria Curam”. Setelah saya coba googling, pepatah latin tersebut memiliki arti “Victory Loves Preparation” yang menjelaskan bahwa kemenangan adalah milik ia yang siap. Walaupun terdengar sepele, pepatah tersebut merubah pikiran saya. 

Setelah dipikir pikir, hal tersebut sangat masuk akal. Beberapa kali kita menyaksikan tim tim Eropa papan atas bertabur bintang bisa kalah melawan tim-tim medioker. Bisa jadi, tim yang diunggulkan kalah karena pemain-pemain inti cedera, bermain dengan 10 pemain atau malah lengah saat tengah unggul. Satu hal yang membuat tim underdog tersebut menang hanyalah ia memiliki sedikit lebih kesiapan dibanding tim lawan yang di atas kertas memang lebih kuat; walaupun pada kenyataanya tim tim besar dalam banyak kesempatan lebih siap dibanding tim yang terancam turun kasta.

Victory Loves Preparation. 

Maka, waktu itu saya berkeyakinan : jika memang saya tidak lebih pintar ; maka untuk memenangkan beasiswa ini saya harus sedikit lebih siap. Jika pesaing saya memulai mempersiapkan lamaran beasiswa hari ini, maka saya harus mulai mempersiapkannya kemarin. Ketika kompetitor saya mulai mencicil berkas pada hari H atau satu bulan sebelum pendaftaran dibuka, maka saya harus lebih awal melakukannya : saya harus lebih siap. Saya mencicil persiapan aplikasi beasiswa ini sejak awal 2016 untuk beasiswa keberangktan  periode 2019.  

Persiapan Teknis : 4 Points to Overshadow your Competitors

Ya,saya perlu waktu sekitar 2 tahun persiapan sebelum aplikasi dan 1 tahun proses aplikasi untuk betul betul dinyatakan resmi menerima beasiswa ini. Pada saat menyusun rencana melamar beasiswa ini, saya sedang dalam proses menunggu visa untuk keberangkatan program student exchange selama satu semester di Malaysia yang diselenggarakan oleh fakultas saya dan partner university. Di sela sela penantian berkas visa yang belum dirilis oleh partner university, saya mulai berpikir untuk menjadikan masa masa exchange ini sebagai awal untuk mengumpulkan modal melamar beasiswa Monbukagakusho di tahun 2018, 2 tahun setelahnya. Langkah pertama yang saya ambil adalah membaca kembali pengalaman-pengalaman awardee yang sudah diterima, beberapa diantaranya adalah http://samybaladram.wordrpess.com , http://teguh-budianto.blogspot.com dan http://reisha.wordpress.com.  Setelah menelusuri beberapa blog awardee beasiswa ini, saya pada saat itu menyimpulkan ada beberapa hal yang harus dipersiapkan jauh jauh hari jika tidak mau mengambil gap year setelah kelulusan. 

     1.   Pengalaman riset berupa publikasi 

Ini yang menurut saya paling berat dan perlu proses panjang. Di application form, berdasar pengalaman awardee awardee periode lalu juga saya, kita diminta mengisi daftar artikel, publikasi, atau buku apa saja yang pernah kita tulis. Saya berasumsi bahwa poin ini merupakan salah satu tipping point  yang membuat aplikasi kita lebih menarik dibanding pelamar lain. Berdasar pengalaman saya, untuk menerbitkan satu publikasi Conference Proceedings saja, kita perlu menunggu sekitar 4-6 bulan setelah konferensi, exlude  waktu yang termakan untuk menulis makalah yang dipublikasikan. Publikasi di jurnal terakreditasi, terlebih jurnal internasional, bisa memakan waktu lebih lama lagi. Maka dari itu, hal ini bisa dipersiapkan sekian tahun sebelum aplikasi. Akan jauh lebih baik jika publikasi publikasi tersebut dibuat secara konsisten mengenai tema yang teman teman minati untuk diteliti di Jepang nanti. Minat riset saya adalah International Relations and Secuity in East Asia, maka beberapa publikasi saya (termasuk skripsi) selalu mengenai isu isu keamanan di Asia Timur.

Maka, pada saat periode exchange di Malaysia, saya mengambil mata kuliah “East Asian Politics” yang kebetulan diampu oleh dosen Jepang. Tugas akhir dari mata kuliah tersebut adalah membuat riset tentang Asia Timur dengan tema bebas (yang mana tidak harus terkait dengan isu isu HI). Outcome dari penelitian itu adalah sebuah makalah dan juga presentasi individu. Di sanalah saya memulai riset saya tentang Hubungan Internasional dan Keamanan di Asia Timur. Beberapa classmates mengambil topik isu isu Asia Timur yang cukup unik, seperti K-Pop dan Yakuza. Melalui pengawasan dan revisi yang cukup melelahkan, akhirnya selesailah paper dan presentasi saya. Di akhir perkuliahan, saya berdiskusi dengan dosen saya tersebut mengenai rencana saya studi lanjut ke Jepang untuk mendalami riset ini. Feedback yang beliau berikan kepada riset saya memotivasi saya untuk terus mendalami isu tersebut, juga mengusahakannya menjadi sebuah publikasi. Special gratitude untuk dosen tersebut telah saya tulis di halaman persembahan skripsi karena telah memperkenalkan saya dengan isu riset yang saya tekuni nantinya J. Sepulangnya ke Indonesia, makalah tersebut bisa dipublikasikan menjadi sebuah book chapter dari sebuah konferensi. Setelah itu saya cukup aktif mengikuti conference dan paper competition untuk memperdalam pemahaman tentang HI Asia Timur. Skripsi yang saya tulispun tetap mengenai HI Asia Timur. Setelah sekitar 2 tahun, akhirnya saya bisa mencantumkan beberapa publikasi dan karya tulis yang saya buat dalam application form beasiswa Monbukagakusho.

Tips berdasar pengalaman saya : teman teman bisa menggunakan paper atau makalah yang dibuat sebagai tugas kuliah untuk dibuat sebagai publikasi. Maka, akan baik jika tugas tugas makalah tersebut dikerjakan dengan baik hingga nantinya bisa dipoles menjadi publikasi di conference, buku atau jurnal.

     2.   Kemampuan Bahasa Inggris/Jepang

Dalam beberapa tahun terakhir, standar minimum Bahasa, terutama Bahasa Inggris untuk melamar beasiswa ini telah meningkat. Beberapa tahun lalu, syarat minimal TOEFL untuk melamar beasiswa ini adalah 550, namun di tahun 2018 sudah naik menjadi 570, tidak menutup kemungkinan akan terus naik di tahun tahun mendatang. Menurut pengalaman saya, untuk mendapatkan skor TOEFL di angka tersebut tidak mudah. Saya perlu pembiasaan yang cukup panjang dalam mendengarkan dan memahami kalimat/bacaan berbahasa Inggris. Maka, perlu bertahun tahun bagi saya untuk membiasakan diri dengan hal hal tersebut. Saya cukup beruntung karena selama kuliah, semua tugas, presentasi dan bahan bacaan dibuat dengan pengantar Bahasa Inggris. Ditambah dengan kehadiran beberapa visiting professor di departemen saya selama beberapa semester, membuat proses pembiasaan tersebut menjadi lebih terasa. Namun poin yang ingin saya sampaikan adalah, hal tersebut perlu proses yang panjang, terlebih jika belum pernah tinggal di negara yang bahasa nativenya adalah Bahasa Inggris, seperti saya.

    3.   Hubungan serta komunikasi yang baik dengan dosen dan staff departemen, juga senior senior di bidang riset yang diminati. 

Terlepas dari keinginan teman teman untuk melamar beasiswa ini atau tidak, hal ini tentunya sudah menjadi kewajiban sebagai mahasiswa. Berdasar pengalaman saya, proses aplikasi beasiswa ini sangat melibatkan dukungan, bantuan dan do’a dari Bapak/Ibu dosen dan staff di departemen saya. Hal tersebut akan penting dalam 3 hal :

(1)  Penyusunan Research Proposal : Research Proposal yang saya lampirkan untuk aplikasi adalah dokumen yang pembuatannya paling lama dan melalui koreksi paling banyak diantara dokumen dokumen yang lain. Hal ini dikarenakan research proposal tersebut selalu saya konsultasikan terlebih dahulu dengan dosen dan senior di bidang HI untuk diberi masukan. Berdasarkan pengalaman saya, dosen dan senior yang saya mintai tolong untuk mencorat coret proposal saya adalah beliau-beliau yang sibuk dengan jadwal yang padat. Maka, diperlukan hubungan dan komunikasi yang baik dalam menyesuaikan keperluan kita dengan kesibukan beliau-beliau tersebut.  

(2)  Permohonan Recommendation Letter : seperti melamar beasiswa atau pekerjaan pada umumnya, surat rekomendasi merupakan salah satu dokumen penting penunjang aplikasi. Jika merujuk pada format surat rekomendasi beasiswa Monbukagakusho G to G (yang mirip sebuah kuesioner), seseorang yang dimintai rekomendasi haruslah seseorang yang memiliki kedekatan secara akademis, professional dan personal dengan kita. Maka dari itu, saya meminta surat rekomendasi dari Professor di departemen saya, yang juga merupakan dosen pembimbing skripsi saya. Menurut pengalaman saya ketika melamar, surat ini berisi sekitar 9 pertanyaan isian mengenai detail diri pelamar dan harus ditandatangani dan dibuat rangkap 4. Rumitnya membuat surat rekomendasi ini membuat hubungan yang baik dengan dosen menjadi sangat penting, karena mau tidak mau, sedikit banyak, kita akan merepotkan beliau dengan memberi pekerjaan tambahan.

(3)  Pengurusan Berkas Aplikasi : merujuk pada list dokumen yang harus teman teman kirimkan untuk seleksi administrasi, kira kira ada 10-11 berkas yang harus dibuat beberapa rangkap dan dibuat berurutan dari nomer 1-11. Terlebih lagi jika dokumen teman teman masih dibuat dalam Bahasa Indonesia, teman teman harus mengkomunikasikan ke staff departemen untuk membuatnya dalam Bahasa Inggris. Mengingat rumitnya penyiapan berkas melalui birokrasi kampus, maka hubungan yang baik dengan staff jurusan menjadi mutlak dimiliki

.

     4.   Indeks Prestasi Kumulatif (IPK)

Saya kira untuk poin ini sudah jelas ya, bahwa IPK by default  bisa didapat melalui sekitar 7 semester berkuliah, exclude tugas akhir. Persyaratan IPK minimal untuk melamar beasiswa Monbukagakusho adalah 3.2/4.0 dalam beberapa tahun terakhir, setelah tahun tahun sebelumnya minimal masih 3.0/4.0. Bisa diasumsikan ada ratusan pelamar dengan IPK mendekati angka tersebut, maka untuk mencapai angka aman tentunya IPK kita harus lebih tinggi.

Anyway, follow microblogku di instagram ya!

Quick Links :

1. Persiapan Jangka Panjang 

2. Tes TOEFL ITP

3. Menyusun Research Proposal+ Menghubungi Professor
4. Seleksi Berkas

5. Tes Tulis

6. Tes Wawancara

7. Lolos Primary Screening

8. Lolos Secondary Screening