Seleksi Berkas (17 April 2018)

The panic started! 17 April 2018, Maghrib sepulang dari kampus saya melihat Fanpage Facebook Embassy Jepang di Indonesia mengumumkan bahwa beasiswa Research Student 2019 sudah dibuka. Pada saat itu, tenggat pendafataran adalah tanggal 17 April 2018-8 Mei 2018. Hanya 3 minggu! Apa saja persyaratan dan berkas yang harus saya penuhi dan disiapkan waktu itu?  (Dikutip dari web Kedutaan bulan April 2018)

Persyaratan:
  1. Usia maksimal 34 tahun pada tanggal 1 April 2019 (lahir pada atau setelah 2 April 1984).
  2. Lulusan D4/ S1/ S2.
  3. Memilih bidang studi yang berada pada rumpun ilmu yang sama dengan bidang studi di jenjang pendidikan sebelumnya.
  4. Diutamakan IPK akhir jenjang pendidikan sebelumnya minimal 3.2
  5. Melampirkan salah satu sertifikat kemampuan bahasa Inggris atau bahasa Jepang, dengan skor diutamakan sbb:
    ● TOEFL-PBT/ITP minimal 570
    ● TOEFL-iBT minimal 80
    ● IELTS minimal 6.5
    ● TOEIC minimal 820
    ● Japanese Language Proficiency Test (JLPT) minimal level 2/ N2
    (TOEFL Like dan TOEFL Prediction tidak dapat digunakan. NAT-TEST tidak dapat digunakan. Sertifikat TOEFL/ TOEIC yang dapat digunakan untuk mendaftar adalah terbitan dari ETS.)
  6. Sehat jasmani dan rohani. Pelamar tidak diperbolehkan dalam keadaan hamil selama proses seleksi berlangsung hingga keberangkatan ke Jepang bagi yang lolos seleksi.
  7. Bersedia belajar bahasa Jepang bagi yang belum menguasai bahasa Jepang.
  8. Bagi pelamar yang memiliki salah satu kondisi/ situasi berikut, tidak dapat mendaftar beasiswa program ini. Silakan membaca pada link berikut (klik disini -PDF)
Dokumen yang diperlukan
  1. Lembar print-out e-mail konfirmasi registrasi online, yang berisi nomor ujian pelamar
    (pelajari bagian PROSEDUR PENDAFTARAN poin 1-2).
  2. Application Form 2019
    Isi dalam Bahasa Inggris atau Bahasa Jepang
    Download di sini
    ● Pasfoto berwarna
        Ukuran 3,5 x 4,5 cm. Formal. Latar polos, warna latar bebas.
        Diambil 6 bulan terakhir.
        Tempel pasfoto pada kotak yang tersedia pada setiap application form, bukan di-print atau fotokopi.
  3. Placement Preference Application Form 2019.
    Formulir diisi dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang.
    Download di sini
  4. Field of Study and Research Program Plan 2019..
    Formulir diisi dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang. Apabila kotak isian pada formulir tidak cukup, silakan gunakan lembar terpisah sebagai tambahannya.
    Download di sini
  5. Fotokopi Transkrip Nilai jenjang pendidikan terakhir yang dilegalisasi.
    Transkrip nilai harus dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang dan dilegalisasi/dicap basah asli oleh perguruan tinggi pelamar.
  6. Fotokopi Ijazah jenjang pendidikan terakhir yang dilegalisasi atau Surat Keterangan Lulus (SKL).
    Ijazah atau SKL harus dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang dan dilegalisasi/dicap basah asli oleh perguruan tinggi pelamar.
  7. Surat rekomendasi dari rektor/dekan/ketua jurusan/dosen universitas jenjang pendidikan terakhir (salah satunya saja).
    Surat rekomendasi berisi mengenai pribadi pelamar dan ditulis dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang. Wajib dilampirkan bagi pelamar yang belum maupun sudah bekerja. Format bebas atau gunakan form yang telah tersedia (
    download di sini -word).
  8. Surat rekomendasi dari atasan atau supervisor bagi yang sedang bekerja.
    Surat rekomendasi berisi mengenai pribadi pelamar dan ditulis dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang. Format bebas atau gunakan form yang telah tersedia (
    download di sini -word).
  9. Abstrak penelitian/skripsi/tesis jenjang pendidikan terakhir.
    Abstrak ditulis dalam bahasa Inggris atau bahasa Jepang.
  10. Portofolio hasil karya atau rekaman bagi yang memilih bidang seni atau desain.
  11. Fotokopi sertifikat/hasil nilai TOEFL/IELTS/TOEIC/JLPT (lampirkan minimal satu jenis sertifikat).
Soal persyaratan, sekiranya cukup jelas ya diatas.

Bagaimana soal berkas? Ini yang perlu tenaga ekstra karena harus dibuat 4 rangkap (1 Asli + 3 Copy) dan berbahasa Jepang atau Inggris! Untuk mempermudah membaca pengalaman saya di bagian ini, ada baiknya jika teman teman mengunduh form form yang bisa diakses di link-link di atas. 


         1.    Form registrasi online 

Ini sebenernya sederhana aja sih, tinggal isi formnya dan submit. Dari proses ini kita akan dapat nomer ujian yang akan kita pakai sampai proses seleksi berakhir. Jadi, jangan sampai hilang! 

         2.    Application Form

Ini mulai agak ribet dan perlu kehati-hatian yang cukup. Tinggal diisi apa adanya, namun yang menjadi pembeda antara application form satu pelamar dan pelamar yang lain menurutku adalah di bagian abstrak thesis dan juga daftar publikasi+abstrak yang kita pernah tulis. Jadi, seperti yang sudah saya paparkan di post sebelumnya, kedua hal ini sangat perlu dipersiapkan jauh jauh hari. 

(Note: menurut pengalaman saya, kertas untuk nulis abstrak, judul publikasi dan beberapa detail tidak cukup jadi pakai kertas tambahan sendiri dengan ditulis “attached in separate papers”)

         3.    Placement preference form

Nah, ini form yang saya maksud di post sebelumnya saat pencarian professor. Di form ini, ada 3 slot kosong yang bisa teman teman isi. Dulu pernah nanya ke Embassy, apakah harus diisi semua? Katanya tidak, bisa jadi hanya satu/dua pilihan. Pada akhirnya saya ngisi dua dari tiga slot yang diberikan di form ini pada saat aplikasi. 

         4.    Field of Study and Research Plan

Untuk pembuatannya, udah kuceritakan di post sebelumnya ya. Tinggal diisi sesuai format yang diberikan oleh panitia saja. Di form ini, ada 3 poin 

a.    Present field of study
Bagian ini kujelasin aja kuliah di jurusan apa dengan spesialisasi apa dan topik skripsi apa.
b.    Research Topic in Japan
Bagian ini lebih mirip seperti abstrak menurutku(tapi bukan abstrak), jadi penjelasan singkat mengenai riset itu : topiknya apa, tujuan risetnya apa, kebaruannya apa, dan hasil yang diharapkan apa.
c.     Research Plan in Japan
Ini sih langsung kuattach dengan research proposal yang sudah kubuat ya, jadi tinggal ditulis “attached in separate papers”.

         5.    Transkrip

Ini berkas pertama yang pembuatannya cukup dramatis.  Pada saat itu, saya belum lulus dan bergelar sarjana, otomatis transkrip akhir yang bertandatangan ketua jurusan belum dimiliki. Pada saat itu, transkrip berbahasa Inggris yang bisa didapat hanyalah transkrip sementara yang ditandatangani dosen wali akademik, bukan kajur. Insecurity attacked; I was afraid if it was not legal enough. Namun, saya punya SKBT (Surat Keterangan Bebas Teori) yang secara legal menyatakan bahwa saya sudah menyelesaikan semua kelas dan ditandatangani oleh ketua jurusan. Ada sedikit titik terang rupanya. Tapi SKBT tersebut dibuat dalam Bahasa Indonesia. Alhasil harus diterjemahkan ke Bahasa Inggris.

Dengan bantuan seorang teman yang bekerja sebagai staff di departemen untuk mengkomunikasikan keperluan pembuatan SKBT Berbahasa Inggris ke TU jurusan HI, akhirnya SKBTnya bisa dibuat versi Inggrisnya. (Thanks to Ndaruuu!)

Tapi, file yang kudapat baru yang versi softfilenya. File tersebut masih harus dibawa ke TU dari office HI dan saya print sendiri disana. Dalam proses pencetakan di TU, saya yang awkward dalam berbirokrasi ini ditemani oleh seorang teman lain yang lebih berpengalaman dalam hal hal seperti ini. 

Alhasil, SKBT berhasil diprint oleh TU! Cukup girang sampai pada akhirnya pada proses pemfotokopian baru sadar kalau ada beberapa matkul yang salah ditulis. Seharusnya saya mengambil matkul Japanese 1,2,3 tapi disitu masih tertulis Mandarin 1,2,3. Saya berpikiran sepertinya ga masalah, toh IPKnya masih sama. (Kenapa ga langsung balik TU aja dan revisi Raf? Bagi orang seperti saya yang gampang anxious dan gaenakan habis ngerepotin orang it is not that easy hahaha). Namun teman saya ini, Aziz, yang sebagian anggota keluarganya memiliki pengalaman sekolah di Jepang berkata:

“Kalau lu mau apply buat Jepang, ini matters banget”

Apakah langsung balik TU untuk revisi? Oh tidak, boy. Saya masih sempat berpikiran untuk menambal SKBT saya dengan kertas lain untuk mengganti tulisan Mandarin menjadi Japanese, lalu di fotokopi. That insane idea didn’t work though. Akhirnya saya yang anxious dan Aziz kembali ke TU dan melapor bahwa ada matkul yang salah ditulis, akhirnya diprint lagi sama bapaknya. Ternyata gampang gampang aja kalo tinggal bilang lol. (Thanks to Aziz!).

         6.    Ijazah/SKL (atau surat penggantinya)

Ini berkas kedua yang pembuatannya perlu proses panjang, karena di jurusan belum ada regulasinya sama sekali. Meskipun sudah menyelesaikan semua mata kuliah dan lulus ujian skripsi, saya pada saat itu belum mendapat SKL (terlebih yang diterjemahkan dalam Bahasa Inggris) dan transkrip final. Untuk mendapatkan kedua dokumen yang penting itu, saya harus menunggu yudisium tanggal 15 Mei, dan pendaftaran tutup 8 Mei! Maka sayapun mengirimkan email ke Embassy menanyakan mengenai boleh tidaknya saya melampirkan surat keterangan pengganti SKL dari jurusan saya, mengingat pada tahun itu syarat pendaftaran adalah minimal sudah lulus ujian skripsi dan selesai semua mata kuliah. Alhamdulillah pihak Embassy membolehkan, dengan catatan surat tersebut legal dari jurusan dan berbahasa Inggris. Berhubung surat semacam ini tidak ada mekanisme pastinya di departemen, perlu komunikasi yang baik dengan pihak jurusan/departemen mengenai keperluan kita. Pada saat itu, saya mencoba berkomunikasi dengan bapak sekretaris jurusan, dan beliau bersedia menandatangani surat tersebut. Beruntung sekali pada saat itu beberapa teman dekat saya adalah (dan pernah menjadi) staff di jurusan, sehingga bisa membantu saya yang awam birokrasi kampus membuat surat tersebut. (Shoutout to Ndaru dan Mbak Meinar, thanks a lot!!). 

         7.    Rekomendasi dari Universitas

Ini sepertinya sudah umum ya, minta surat rekomendasi dari beliau beliau di universitas kita. Waktu itu surat rekomendasi saya ditandatangani oleh Professor pembimbing skripsi saya. Dibuat sekian rangkap dan dicap di jurusan. 

         8.    Rekomendasi dari tempat kerja bagi yang bekerja

Waktu itu belum kerja, jadi gak bikin. 

         9.    Abstrak  skripsi

Ini di copy saja sih dari skripsi/thesis kita. Waktu itu skripsi saya sudah di acc revisinya dan tinggal menunggu yudisium, jadi abstraknya sudah final tidak ada revisi lagi. 

         10.  Portfolio hasil karya seni

Ini sama sekali tidak paham dan tidak mengalami. Mungkin bisa ditanyakan ke teman lain yang dari jurusan seni.

         11.  Sertifikat TOEFL 

Ini tinggal di fotocopy saja sesuai ketentuan. 

Setelah terkumpul semua, lalu dibuat 4 rangkap dan dibuat urut dari nomer 1-11.
Akhirnya setelah berminggu minggu mempersiapkan berkas, tanggal 2 Mei 2018 berkas dikirim menggunakan pos dari Jogja ke Jakarta dengan paket tercepat yang sehari sampai.Pengumuman seleksi berkas pada saat itu dijadwalkan tanggal 31 Mei 2018. 

31 Mei 2018 : Pengumuman Seleksi Berkas

Sejak pagi sudah nongkrong di study hall kampus sambil refresh refresh website Kedutaan dengan anxious hahaha. Pikir saya akan diumumkan di website kedutaan pada jam kerja, tapi sampai kira kira jam 4 belum juga diumumkan. Saya sudah hampir berkemas untuk pulang dan buka puasa di rumah pada saat itu. Tapi sebelum pulang kucoba refresh sekali lagi, ternyata webpagenya berubah! Muncul tulisan “Pengumuman Seleksi Berkas Beasiswa Research Students 2019”. As usual, langsung klik dengan anxious. Ternyata formatnya PDF dan di dalamnya ada nomer nomer peserta ujian yang lolos ke ujian tulis. Alhamdulillah nomer ujian saya tertera disana. Beberapa teman yang berada di study hall lalu memberi selamat dan mendoakan kemudahan di seleksi ujian tulis. Euforia lolos seleksi berkas ternyata hanya bertahan sekian menit, sebelum akhirnya sadar bahwa saya harus bersaing dengan sekitar 200 peserta lain dalam ujian tulis (yang soal soal ujiannya ternyata tidak semudah yang dibayangkan).  Ujian tulis dijadwalkan tanggal 7 Juni, yang mana jarak antara pengumuman dan ujian hanya 1 minggu!

Tips : menurut saya, yang paling berpengaruh dalam seleksi berkas adalah pengalaman riset, IPK, skor TOEFL/IELTS dan research proposal. Maka ada baiknya jika teman teman sudah mencuri start untuk mempersiapkan ke 4 hal ini sejak dini.

Comments